W dniu 13 lutego 2018 r. w Dzienniku Ustaw pod pozycją 357 opublikowano ustawę 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Przewiduje ona m.in.:
- skrócenie z 50 do 10 lat czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej,
- możliwość prowadzenia ich w formie elektronicznej,
- ustanowienie bezgotówkowej formy realizowania zobowiązań z tytułu wynagrodzeń jako wiodącej – na wniosek pracownika pozostanie jednak opcja wypłaty wynagrodzenia w gotówce.
Wspomniane „nowości” wejdą do porządku prawnego od początku 2019 r.
Przywołana ustawa wprowadza zmiany w przepisach Kodeksu pracy oraz w przepisach innych ustaw, zmierzające do skrócenia okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat, a także umożliwiające pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do ZUS wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego.
Modyfikacje dotyczące przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez ZUS, obejmują nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące.
Na mocy omawianego aktu prawnego:
- zleceniodawca jest zasadniczo obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Zmiana stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ma ułatwić otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem;
- przewidziano rozszerzenie zakresu przedmiotowego imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do ZUS, o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym, ustawodawca zamyślił regulację wyłączającą, co do zasady, możliwość żądania przez ZUS dołączania do wniosku o wybrane świadczenia dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
W myśl nowych rozwiązań, dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży.
Za pracowników przyjętych do pracy przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Znowelizowane przepisy stanowią ponadto, że podmioty zatrudniające mają możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji.
Bezgotówkowe regulowanie pensji
Od 1 stycznia 2019 r. pewnym modyfikacjom ulegną również reguły wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks pracy mówi o wypłacie wynagrodzenia do rąk własnych pracownika i dopuszcza inny sposób wypłaty pensji wtedy, gdy tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Po zmianach preferowaną i wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Na wniosek pracownika, pozostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej.
.
